TEKNIK SISTEM DAN DOKUMENTASI SISTEM

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan system dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan

Auditing dibagi menjadi dua komponen dasar, yaitu:

1. Audit intern

Ø  Bertujuan untuk menetapkan tingkat keandalan struktur pengendalian intern dalam organisasi. Biasanya diperlukan beberapa jenis pengujian ketaatan. Tujuan pengujian itu adalah untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan kontinuitas operasi pengendalian intern.

2. Audit laporan keuangan

Ø  Meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor ekstern.

Pemakai Teknik-Teknik Sistem

Penggunaan Teknik-Teknik Sistem dalam Auditing, antara lain:

1. Evaluasi Pengendalian Intern

Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sistem aplikasi. Karena pemisahan dan pembagian tugas-tugas pemrosesan di antara karyawan dan atau departemen. Beberapa teknik sistem misalnya bagan arus analitis, bagan arus dokumen, dan bagan distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem. Bagan-bagan ini dibuat dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi-fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh setiap entitas. Beberapa teknik lainnya, seperti kuesioner dan metode matriks juga dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian intern.

2. Pengujian Ketaatan

Auditor perlu memahami  teknik sistem yang biasanya digunakan untuk medokumentasikan system informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, tabel keputusan, dan metode matriks. Auditor akan sering berhadapan dengan teknik-teknik tersebut pada saat mereka mengevaluasi dokumentasi system informasi.

3. Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit dam kesimpulan yang ditarik dari hasil audit.  Kertas kerja menjadi catatan apa yang telah dilaksanakan oleh auditor. Auditor menggunakan teknik system untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Diagram alur data, diagram HIPO, flowchart program, table keputusan dan metode matriks akan masuk kedalam kertas kerja  sebagai bagian dari dokumentasi sebuah sistem yang ditinjau oleh auditor.

Penggunaan Teknik-teknik Sistem Dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem terdiri dari tiga fase, yaitu:

1. Analisis Sistem

Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen dan observasi. Teknik formal yang digunakan untuk mengelola fakta meliputi analisis pengukuran pekerjaan, analisis distribusi pekerjaan dan teknik matriks yang lain. Analisis arus informasi juga merupakan bagian yang penting dari proses analisis. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis. Kedua teknik ini sangat berguna untuk mendapatkan gambaran mengenai pemrosesan transaksi dalam suatu organisasi secara menyeluruh.

2. Desain Sistem

Desain sistem yang melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Alat tersebut dapat berupa matriks input atau output, flowchart sistem, dan diagram alur data. Desain sistem juga melibatkan desain dokumen input, desain formulir dan desain database. Teknik sistem seperti diagram input proses output, daigram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

3. Implementasi Sistem

Penerapan desain yang telah dibuat. Dokumen adalah merupakan bagian terpenting dalam implementasi sistem. Dokumen yang baik, sebagai akibat dari penggunaan teknik sistem adalah proses analisis dan desain sistem informas, sangat membantu pelaksanaan pelatihan karyawan dan berguna untuk memastikan bahwa spesifikasi desain dapat terpenuhi.

Teknik-teknik Sistem

Teknik sistem diperlukan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi dengan menggunakan pendekatan system terstruktur. Salah satu teknik system yang banyak digunakan yaitu pembuatan flowchart.

1.      Simbol Flowchart

ANSI X 3.5.-1970 mendefinisikan simbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu:

a.      Simbol dasar, simbol ini mencakup :

-        Simbol Input/Output, menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.

-           Simbol Proses, menggambarkan setiap fungsi pengolahan data

-          Simbol Garis Arus, digunakan untuk mengaitkan simbol yang satu dengan simbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan urutan informasi dan operasi yang harus dijalankan.

-   Simbol Anotasi (Komentar), menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan dengan simbol yang diberi komentar.

b.      Simbol Input/Output yang spesifik, mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi, terdiri dari:

-         Simbol Punched-card, menggambarkan fungsi input-output jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi mark-sense, stub cards, file of cards dsb.

-           Simbol Penyimpanan Online, menggambarkan fungsi dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online

-           Simbol Input Manual, menggambarkan fungsi input pada saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan

-   Simbol Link Komunikasi, menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.

-           Simbol Penyimpanan Offline, menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

c.       Simbol Proses Khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi.

-           Simbol Keputusan, menggambarkan satu keputusan untuk menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai alternatif jalur  operasi yang tersedia.

-           Simbol Proses Predefined, menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang tidak ditentukan pada symbol flowchart yang lain.

-   Simbol Persiapan, menggambarkan mengidentifikasi serangkaian intsruksi yang mengubah program.

-         Simbol Operasi Manual, menggambarkan proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.

-       Simbol Operasi Auxiliary, menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralata tertentu, yang tidak berada dibawah kendali langsung central processing unit.

d.      Simbol Tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.

-         Simbol Konektor, menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju bagian flowchart yang lain

-           Simbol Terminal, menggambarkan titik ujung dari sebuah flowchart seperti titik awal, titik interupsi

-    Simbol Mode Parallel, menggambarkan awal atau akhir dari dua atau lebih operasi yang simultan.

-           Simbol Konektor Off-Page, bukan merupakan standar ANSI X3.5 tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju halaman flowchart yang lain.

2.      Diagram IPO dan HIPO

            Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart. Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO.

HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai. Bagan HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.

3.      Flowchart Sistem dan Program

Flowchart sistem digunakan baik oleh personel sistem maupun auditor. Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi didalam sebuah sistem. Focus flowchart sistem adalah pada fungsi proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.

Flowchart program digunakan terutama oleh personel pengemabngan sistem. Dibandingkan flowchart sistem lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Flowchart sistem terkait dengan fase analisis dari sebuah proyek system, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain.

4.      Bagan Arus Sistem Dan Program

Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci. Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.

5.      Diagram-Diagram Aliran Data Logis (DFD)

            Penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem. Analisis sistem menyediakan deskripsi logis kepada perancang sistem / programmer.

6.      Diagram-diagram Aliran Data Logis Dan Analisis Terstruktur

Beberapa hal mengenai pembuatan DFD adalah:

-         DFD hanya terdiri dari simbol-simbol DFD.

-         Setiap simbol DFD termasuk setiap garis aliran, akan diberi label.

-         Aliran logika harus jelas, dengan seluruh sumber dan tujuan data tampak dalam DFD.

Jika analis merasa puas bahwa seluruh modul utama telah teridentifikasi, analisis terstruktur dilanjutkan melalui perbaikan lebih jauh atas setiap modul pemrosesan utama. Pemekaran dapat terus dilanjutkan sesuai dengan kebutuhan.

7.      Bagan Arus Analitis, Dokumen, dan Distribusi Formulir

Bagan arus analitik, arus dokumen dan distribusi formulir digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem. Bagan arus analitis serupa dengan bagan arus sistem dalam tingkat rincian dan teknik. Aliran pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis aliran. Bagan arus analitis mengidentifikasi seluruh proses penting dalam sebuah aplikasi, dan menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang memiliki pengendalian.

Bagan arus dokumen serupa dengan hal format dengan bagan arus analitis tetapi lebih sedikit rincian mengenai fungsi pemrosesan dari setiap entitas yang ada pada gambar. Singkatnya, simbol yang digunakan adalah simbol dokumen, sisanya hanya digunakan untuk menambah kejelasan. Tujuannya adalah melihat setiap dokumen yang digunakan dalam sistem aplikasi dan mengidentifikasikan titik mulai, distribusi dan disposisi. Bagan distribusi formulir lebih menekankan pada penerima suatu formulir. Formulir ini direpresentasikan dengan simbol, foto yang diperkecil dari formulir itu sendiri, atau sekedar deskripsi.

Teknik-Teknik Naratif

Teknik narasi sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.

Analisis Pemanfaatan Sumber Daya

            Analisis berikutnya yang perlu dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan yang dijelaskan diatas mulai dari pembuatan flowchart, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur yang baru adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat digunakan oleh auditor maupun personel sistem.

Teknik-Teknik Analisis Keputusan

a.      Tabel Pencabangan Dan Keputusan

Tabel pencabangan dan keputusan digunakan terutama oleh para ahli pengembangan sistem. Seringkali logika keputusan yang disyaratkan dalam progran komputer cukup kompleks untuk digambarkan dengan simbol-simbol standar bagan arus keputusan. Dalam kasus itu dapat digunakan untuk menggambarkan fungsi keputusan. Tabel memuat pernyataan keputusan yang akan dibuat, daftar kondisi yang dapat timbul, dan jalur yang harus diikuti untuk setiap kondisi. Bagian menuju ke (“Go to”) memuat referensi penghubung (simbol penghubung) atau garis aliran tunggal yang keluar ke simbol lain.Tabel keputusan menggambarkan tabulasi dari proses pengambilan keputusan. Ini mirip dengan tabel pencabangan tetapi lebih kompleks karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak. Tabel keputusan dibuat dengan premis JIKA-MAKA (if-then) dan tampak sebagai matriks dua dimensi dalam format umum. Tabel dibagi dalam empat area: penghentian kondisi, entri kondisi, penghentian aksi, dan entri kegiatan. Kondisi-kondisi dibuat dalam daftar horizontal dalam baris-baris horizontal dalam area perhentian kondisi dan dibaca sebagai “JIKA kondisi 1 dan kondisi 2… Dan kondisi N, MAKA Kegiatan 1 dan Kegiatan 2, Kegiatan N.” Aturan-aturan dinomori secara horizontal di bagian atas tabel dan menggamarkan kombinasi logis entri kondisi dan entri kegiatan yang mendukung proses keputusan. Terdapat satu baris vertikal untuk setiap kombinasi.

b.      Metode-Metode Matriks

Tabel keputusan pada dasarnya adalah penyajian matriks. Format matriks dan peyajian dalam bentuk “array” memiliki banyak kegunaan dalam pekerjaan sistem karena merupakan metode yang baik untuk menganalisis dan menampilkan volume data yang besar. “Kertas kerja” atau “spreadsheet” yang digunakan sistem akuntansi untuk menghitung dan mendistribusikan saldo perkiraan dalam subklasifikasi atau untuk membantu proses penutupan merupakan contoh-contoh umum dalam teknik-teknik matriks. Ciri-ciri analiti penting dari teknik-teknik matriks adalah menyebar entri-entri baris dalam beragam entri-entri kolom. Ini menjamin bahwa setiap kombinasi baris/kolom telah dianalisis dan didokumentasikan secara jelas.