Teknik sistem merupakan
alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan system
dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern
dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik
secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang
konsultan
Auditing dibagi menjadi dua komponen dasar, yaitu:
- Audit intern
Ø Bertujuan untuk
menetapkan tingkat keandalan struktur pengendalian intern dalam organisasi.
Biasanya diperlukan beberapa jenis pengujian ketaatan. Tujuan pengujian itu
adalah untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan kontinuitas operasi pengendalian
intern.
- Audit laporan keuangan
Ø Meliputi pengujian
substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan
keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern.
Pengujian ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern
seperti halnya auditor ekstern.
Pemakai Teknik-Teknik Sistem
Penggunaan Teknik-Teknik Sistem
dalam Auditing, antara lain:
- Evaluasi
Pengendalian Intern
Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya
memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sistem
aplikasi. Karena pemisahan dan pembagian tugas-tugas pemrosesan di antara
karyawan dan atau departemen. Beberapa teknik sistem misalnya bagan arus
analitis, bagan arus dokumen, dan bagan distribusi formulir dapat digunakan
oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem. Bagan-bagan
ini dibuat dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi-fungsi pemrosesan yang
dilakukan oleh setiap entitas. Beberapa teknik lainnya, seperti kuesioner dan metode
matriks juga dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian intern.
- Pengujian
Ketaatan
Auditor
perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk
medokumentasikan system informasi seperti input proses output, diagram
hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, tabel keputusan, dan
metode matriks. Auditor akan sering berhadapan dengan teknik-teknik tersebut
pada saat mereka mengevaluasi dokumentasi system informasi.
- Kertas Kerja
Kertas
kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam
proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit dam kesimpulan
yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja menjadi catatan apa yang
telah dilaksanakan oleh auditor. Auditor menggunakan teknik system untuk
mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Diagram alur data,
diagram HIPO, flowchart program, table keputusan dan metode matriks akan
masuk kedalam kertas kerja sebagai bagian dari dokumentasi sebuah sistem
yang ditinjau oleh auditor.
Penggunaan Teknik-teknik Sistem
Dalam Pengembangan Sistem
Proyek
pengembangan sistem terdiri dari tiga fase, yaitu:
- Analisis Sistem
Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta
dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen dan observasi.
Teknik formal yang digunakan untuk mengelola fakta meliputi analisis pengukuran
pekerjaan, analisis distribusi pekerjaan dan teknik matriks yang lain. Analisis
arus informasi juga merupakan bagian yang penting dari proses analisis. Teknik
sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika
dan flowchart analitis. Kedua teknik ini sangat berguna untuk mendapatkan
gambaran mengenai pemrosesan transaksi dalam suatu organisasi secara
menyeluruh.
- Desain Sistem
Desain sistem yang melibatkan penyusunan cetak biru sistem
secara lengkap dan utuh. Alat tersebut dapat berupa matriks input atau output,
flowchart sistem, dan diagram alur data. Desain sistem juga melibatkan desain
dokumen input, desain formulir dan desain database. Teknik sistem seperti
diagram input proses output, daigram HIPO, flowchart program, tabel keputusan
dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan
perancangan sistem.
- Implementasi Sistem
Penerapan
desain yang telah dibuat. Dokumen adalah merupakan bagian terpenting dalam
implementasi sistem. Dokumen yang baik, sebagai akibat dari penggunaan teknik
sistem adalah proses analisis dan desain sistem informas, sangat membantu
pelaksanaan pelatihan karyawan dan berguna untuk memastikan bahwa spesifikasi
desain dapat terpenuhi.
Teknik-teknik Sistem
Teknik
sistem diperlukan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi dengan
menggunakan pendekatan system terstruktur. Salah satu teknik system yang banyak
digunakan yaitu pembuatan flowchart.
1. Simbol
Flowchart
ANSI X 3.5.-1970 mendefinisikan
simbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu:
a.
Simbol dasar, simbol ini mencakup :
- Simbol Input/Output, menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia
untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.
-
Simbol Proses, menggambarkan setiap fungsi pengolahan
data
- Simbol Garis Arus, digunakan untuk mengaitkan simbol
yang satu dengan simbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan urutan
informasi dan operasi yang harus dijalankan.
- Simbol Anotasi (Komentar), menggambarkan deskripsi tambahan
atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan dengan simbol yang
diberi komentar.
b.
Simbol Input/Output yang spesifik, mengidentifikasi media yang
digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi, terdiri
dari:
- Simbol Punched-card, menggambarkan fungsi input-output
jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi mark-sense, stub cards,
file of cards dsb.
-
Simbol
Penyimpanan Online,
menggambarkan fungsi dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online
-
Simbol
Input Manual, menggambarkan fungsi input pada saat
informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan
- Simbol Link Komunikasi, menggambarkan suatu fungsi
transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.
-
Simbol Penyimpanan Offline, menggambarkan fungsi penyimpanan
informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan
informasi tersebut.
c.
Simbol Proses Khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan
dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi.
-
Simbol Keputusan, menggambarkan satu keputusan untuk
menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai alternatif
jalur operasi yang tersedia.
-
Simbol
Proses Predefined,
menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang
tidak ditentukan pada symbol flowchart yang lain.
- Simbol Persiapan, menggambarkan mengidentifikasi
serangkaian intsruksi yang mengubah program.
- Simbol Operasi Manual, menggambarkan proses offline yang
dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.
- Simbol Operasi Auxiliary, menggambarkan operasi offline yang
dijalankan pada suatu peralata tertentu, yang tidak berada dibawah kendali
langsung central processing unit.
d.
Simbol Tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas
flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.
- Simbol Konektor, menggambarkan alur keluar dari
flowchart menuju bagian flowchart yang lain
-
Simbol Terminal, menggambarkan titik ujung dari
sebuah flowchart seperti titik awal, titik interupsi
- Simbol Mode Parallel, menggambarkan awal atau akhir dari
dua atau lebih operasi yang simultan.
-
Simbol Konektor Off-Page, bukan merupakan standar ANSI X3.5
tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju
halaman flowchart yang lain.
2.
Diagram IPO dan HIPO
Diagram IPO
dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level
rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart. Bagan IPO menyajikan sangat
sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu
merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan
informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan
hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO.
HIPO terdiri dari sekumpulan bagan
yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat
kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai. Bagan HIPO
(Hierarchy plus Input-Proses-Output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang
membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada
bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap
modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar
isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.
3.
Flowchart Sistem dan Program
Flowchart sistem digunakan baik oleh
personel sistem maupun auditor. Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan
aliran operasi didalam sebuah sistem. Focus flowchart sistem adalah pada fungsi
proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.
Flowchart
program digunakan terutama oleh personel pengemabngan sistem. Dibandingkan
flowchart sistem lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi
pemrosesan. Flowchart sistem terkait dengan fase analisis dari sebuah proyek
system, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain.
4.
Bagan Arus Sistem Dan Program
Bagan arus
sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem
mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem.
Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan,
bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan
arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci
dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase
analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan
fase perancangan.
5.
Diagram-Diagram Aliran Data Logis
(DFD)
Penggunaan
DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari analisis sistem dari
proses fisik perancangan sistem. Analisis sistem menyediakan deskripsi logis
kepada perancang sistem / programmer.
6.
Diagram-diagram Aliran Data Logis
Dan Analisis Terstruktur
Beberapa hal mengenai pembuatan DFD adalah:
-
DFD
hanya terdiri dari simbol-simbol DFD.
-
Setiap
simbol DFD termasuk setiap garis aliran, akan diberi label.
-
Aliran
logika harus jelas, dengan seluruh sumber dan tujuan data tampak dalam DFD.
Jika analis merasa puas bahwa seluruh
modul utama telah teridentifikasi, analisis terstruktur dilanjutkan melalui
perbaikan lebih jauh atas setiap modul pemrosesan utama. Pemekaran dapat terus
dilanjutkan sesuai dengan kebutuhan.
7.
Bagan Arus Analitis, Dokumen, dan
Distribusi Formulir
Bagan arus analitik, arus dokumen
dan distribusi formulir digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam
sistem. Bagan arus analitis serupa dengan bagan arus sistem dalam tingkat
rincian dan teknik. Aliran pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang
dihubungkan dengan garis aliran. Bagan arus analitis mengidentifikasi seluruh
proses penting dalam sebuah aplikasi, dan menekankan pada tugas-tugas
pemrosesan yang memiliki pengendalian.
Bagan arus dokumen serupa dengan hal
format dengan bagan arus analitis tetapi lebih sedikit rincian mengenai fungsi
pemrosesan dari setiap entitas yang ada pada gambar. Singkatnya, simbol yang
digunakan adalah simbol dokumen, sisanya hanya digunakan untuk menambah
kejelasan. Tujuannya adalah melihat setiap dokumen yang digunakan dalam sistem
aplikasi dan mengidentifikasikan titik mulai, distribusi dan disposisi. Bagan
distribusi formulir lebih menekankan pada penerima suatu formulir. Formulir ini
direpresentasikan dengan simbol, foto yang diperkecil dari formulir itu sendiri,
atau sekedar deskripsi.
Teknik-Teknik Naratif
Teknik narasi sering bermanfaat,
khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara
merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil
keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara mendalam
memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan
manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait
dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian
fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan
secara bebas.
Analisis Pemanfaatan Sumber Daya
Analisis
berikutnya yang perlu dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan yang dijelaskan
diatas mulai dari pembuatan flowchart, mengidentifikasi perubahan yang
diperlukan untuk menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur yang
baru adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus
diselesaikan. Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan
sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan
penggunaan sumber daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu
fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu,
teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat digunakan oleh
auditor maupun personel sistem.
Teknik-Teknik Analisis Keputusan
a.
Tabel Pencabangan Dan Keputusan
Tabel
pencabangan dan keputusan digunakan terutama oleh para ahli pengembangan
sistem. Seringkali logika keputusan yang disyaratkan dalam progran komputer
cukup kompleks untuk digambarkan dengan simbol-simbol standar bagan arus
keputusan. Dalam kasus itu dapat digunakan untuk menggambarkan fungsi
keputusan. Tabel memuat pernyataan keputusan yang akan dibuat, daftar kondisi
yang dapat timbul, dan jalur yang harus diikuti untuk setiap kondisi. Bagian
menuju ke (“Go to”) memuat referensi penghubung (simbol penghubung) atau garis
aliran tunggal yang keluar ke simbol lain.Tabel keputusan menggambarkan
tabulasi dari proses pengambilan keputusan. Ini mirip dengan tabel pencabangan
tetapi lebih kompleks karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak.
Tabel keputusan dibuat dengan premis JIKA-MAKA (if-then) dan tampak sebagai
matriks dua dimensi dalam format umum. Tabel dibagi dalam empat area:
penghentian kondisi, entri kondisi, penghentian aksi, dan entri kegiatan.
Kondisi-kondisi dibuat dalam daftar horizontal dalam baris-baris horizontal
dalam area perhentian kondisi dan dibaca sebagai “JIKA kondisi 1 dan kondisi 2…
Dan kondisi N, MAKA Kegiatan 1 dan Kegiatan 2, Kegiatan N.” Aturan-aturan
dinomori secara horizontal di bagian atas tabel dan menggamarkan kombinasi
logis entri kondisi dan entri kegiatan yang mendukung proses keputusan.
Terdapat satu baris vertikal untuk setiap kombinasi.
b.
Metode-Metode Matriks
Tabel
keputusan pada dasarnya adalah penyajian matriks. Format matriks dan peyajian
dalam bentuk “array” memiliki banyak kegunaan dalam pekerjaan sistem karena
merupakan metode yang baik untuk menganalisis dan menampilkan volume data yang
besar. “Kertas kerja” atau “spreadsheet” yang digunakan sistem akuntansi untuk
menghitung dan mendistribusikan saldo perkiraan dalam subklasifikasi atau untuk
membantu proses penutupan merupakan contoh-contoh umum dalam teknik-teknik
matriks. Ciri-ciri analiti penting dari teknik-teknik matriks adalah menyebar
entri-entri baris dalam beragam entri-entri kolom. Ini menjamin bahwa setiap
kombinasi baris/kolom telah dianalisis dan didokumentasikan secara jelas.